A jó könyvelő aranyat ér! De ki a jó könyvelő? Annak, aki nem ért magához a könyveléshez, azt is nehéz eldöntenie, hogy az általa választott könyvelő mennyire szakértője a munkájának. Hatalmas segítség a legjobb könyvelővel dolgozni, és hatalmas baklövés egy olyat kifogni, aki nem végzi rendesen a munkáját, és nem várhatunk tőle érdemi segítséget. Hogy ne fuss bele alkalmatlanokba, olyat válassz, aki a következő X kritériumnak megfelel. Így nem érhet meglepetés, és mindig tudsz olyanhoz fordulni, aki mindig naprakész és segíteni fog.
1. Vigyázz, ha túl olcsó!
Ha biztonságos könyvelést akarsz, a könyvelő részéről anyagi felelősségvállalással, rugalmassággal, odafigyeléssel és tájékozottsággal, akkor annak bizony ára van. Egy olcsó könyvelő összecsapott munkája később sokkal nagyobb kiadásokhoz vezethet, mert elmaradások, törvényi változások figyelmen kívül hagyása NAV bírságot vonhat maga után. Rengeteg felelősség nyomja a könyvelők vállát, aki ennek meg tud felelni, rengeteget dolgozik a te céged érdekében is, így az ő munkája értékes és kevésbé használható kollégáinál drágább, de sokkal jobban megéri.
A könyvelés összege általában a könyvelő vagy könyvelőiroda önfenntartási költségére épül. Erre jön rá a tételszám, a bevallások száma, a plusz költségek, az extra szolgáltatások árai, a technikai ráfordítás, az idő és energia ráfordítás költségei. Létezik óradíjas könyvelés is, de ez nem annyira elterjedt és általában lehet választani az árképzések között.
Nagyon fontos, hogy tisztázd, mi van benne a megjelölt árban és ha valamire úgy érzed nincs szükséged, akkor azt sok esetben ki lehet hagyni és mérséklődik a költség. De a szakemberek azt tanácsolják, érdemes minél több mindent a könyvelőre bízni és élni az extra szolgáltatások lehetőségével.
2. Szerződés, számla, felelősségbiztosítás
Ez a három dolog alapkövetelmény, ezek nélkül ne bízz meg egyetlen könyvelőt sem a cég ügyeinek intézésével, mert valószínűleg nem a legjobb szolgáltatást fogja nyújtani, megbízhatatlan és használhatatlan. Egy jó könyvelő felelősséget vállal a munkájáért nem csak az ügyfél, de a NAV felé is, ugyanis ez a dolga. Ez a lényege annak, hogy külön vannak könyvelésre szakosodott emberek. A felelősségvállalásra a törvény kötelezi a könyvelőt, így pláne árulkodó, ha valaki nem így áll hozzá a munkájához.
A szerződés nyilvánvalóan azért fontos, mert valakit megbízol valamivel, megállapodtok abban, mit és mennyiért csinál. Szép lenne, ha szóban is meg lehetne oldani az ilyesmit, de a mai világban a papír beszél. Részletes, komoly szerződésre van szükség, hogy a könyvelő hivatalosan is a cég képviselője lehessen, ráadásul így hivatalos.
3. Titoktartás
Szintén fő szempont, hiszen a jó könyvelő belelát az anyagi helyzeted, tevékenységedbe, életedbe és a céged teljes működésébe. Fontos, hogy teljes és örökre szóló titoktartást vállaljon. Erre külön érdemes kitérni, mielőtt könyvelőt választasz.
4. A munkája részének tekinti, hogy beleássa magát a cég dolgaiba, ismerje a tevékenységi területet, és naprakész legyen a céget illetően.
Egy jó könyvelő tisztában van azzal, hogy mivel foglalkozol, hány alkalmazottad van, miféle céges költségeid vannak, és ezeket hogyan lehet úgy alakítani, hogy a cég számára legkedvezőbb működés álljon fel. Ha van, amit el lehet számolni, szól róla, ha viszont olyat számolnál el, amit nem lehet, azt is szóvá teszi. Ha a foglalkoztatás módja nem a legmegfelelőbb, javaslatot tesz ennek megváltoztatására, és minden apró részletet figyelembe vesz, figyeli a törvényi változásokat, lehetőségeket, amik a céget érinthetik. Folyamatosan kérdez, de önállóan dolgozik, hogy a lehető legtöbb terhet vegye le a válladról.
5. Mindig segítőkész és hatékony
Fontos dolog, hogy a könyvelő a munkaidejében, sürgős esetekben azon kívül is elérhető legyen. Ha kérdésed van, tudjon megfelelő választ adni. Ez nem azt jelenti, hogy minden aprósággal őt zavard, hiszen nem mindenest vettél fel, hanem egy könyvelőt bíztál meg, aki komoly szakember.
6. Naprakész
A befizetésekről vagy egyéb, határidős dolgokról nem az utolsó pillanatban szól, pláne nem az elmaradás után jelzi, hogy ezt vagy azt be kellett volna fizetni, hanem időben, előre értesít mindenről.
A törvényi változásokról számodra is érthető, a cégedre vonatkozó kivonatot készít és a törvény életbe lépése előtt átküldi, átadja, vagy valami módon tájékoztat róla. Ez igaz a különböző elérhető kedvezményekre, lehetőségekre, pályázatokra is. Szól időben a hasznos vagy kötelező újításokról, nem kerüli el a figyelmét semmi, ami gazdasági vagy jogi szempontból a céged javára válhat. Természetesen nem várhatsz el tőle mindent, hiszen valószínűleg nem ügyvéd is egyben, de a szolgáltatások köréből, amit a szerződésben rögzítettetek, mindenre oda kell figyelnie.
7. Képviseli a céget
A könyvelő egyik legfontosabb plusz feladata, hogy képviselje a cégedet, ezzel levéve a válladról vagy az ügyvezető válláról a terhet. Ezt megteheti és elvárható tőle, hiszen például a NAV-nál való megjelenéskor ő sokkal felkészültebb, mint te, és sokkal hatékonyabban tudja képviselni a céget ismerve a jogi hátteret. Egy profi könyvelő alapvetőnek tartja a képviseletet és szereti is kézben tartani a dolgokat, hiszen ő vállal felelősséget a könyvelésért. Mikor a hatóság megköveteli, hogy az ügyvezető jelenjen meg személyesen, a könyvelő akkor is kísérje el. Internetes ügyintézésnél ne add meg az ügyfélkapu jelszavát a könyvelőnek. Egy komoly könyvelő nem is kéri, hanem a sajátjáról intézkedik, hiszen nyilván ez az ő felelőssége és nem szabad rád hárítania.
