A könyvelés feladatát még a legapróbb cégeknek is tanácsos kiszervezni. Ámde mielőtt szerződést kötnénk velük, feltétlenül ellenőrizzük le őket. A könyvelő ugyanis az a személy, aki mindent tudni fog rólad és az üzleti ügyeidről, a nagy durranásoktól kezdve a piszkos kis ügyletekig. A jó és a rossz könyvelő közti különbségek kis cégek esetében is milliókban mérhetők.
Nem minden a hangzatos hirdetés, és az sem szerencsés, ha egy jó ismerős, haver, netán a szomszéd Pistike vállalja el (fillérekért) a munkát. Az üzletnek nem jó, ha keverjük a barátsággal, és fordítva. Fizetünk egy komoly szolgáltatásért, szeretnénk kiváló nívójú munkát kapni, és bizony, ha nem vagyunk megelégedve, vagy hibát vétett a könyvelő, akkor lépni kell.
Hogyan válasszak könyvelőt? Milyen a jó könyvelő?
1. Ellenőrizd a szakmai képesítést!
A speciális szakmák egy részéhez nem kell (vagy nincs is) papír: egy tesztfeladattal 20 perc alatt kideríthető, hogy valaki tényleg jó-e angolból/németből, vagy éppen tud-e programozni, ismeri-e a mesteri szinten a Photoshop-ot, vagy éppen a Sony Vegast. Nos, a könyvelés nem ilyen szakma.
Nézz utána, hogy a kinézett könyvelő ott van-e a regisztrált mérlegképes könyvelők nyilvántartásában, vagy a könyvvizsgálói névjegyzékben. Sajnos ha nincs, akkor nincs joga önálló szolgáltatóként dolgozni.
2. Szerződés nélkül nehogy belemenj!
Az írott szerződésben legyenek pontosan leszögezve a könyvelő és az ügyfél feladatai is. Így mindkét fél tisztában van vele, hogy mi kérhető, várható el a másiktól a könyvelés folyamatossága, és pontossága érdekében. Csak így lehet problémamentes a kapcsolat a könyvelő és megbízó között. Olvasd el az apróbetűs részt is!
3. A könyvelő vállaljon felelősséget
A könyvelő munkájáért való garanciavállalása alapkövetelmény, és a Ptk. is kötelezi erre. Ezt nem kell a szerződésbe foglalni. A rá nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot, vagy hamis számlát adsz neki) már nem vállalhat felelősséget.
Az anyagi felelősség tárgykörét viszont bele kell foglalni a szerződésbe, mert ez nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába.
A felelősségbiztosítással való rendelkezés is fontos, hiszen ő is hibázhat munkája során: pl. ha egy bevallást rosszul, vagy késve ad be, akkor az adóhatóság nem a könyvelőt, hanem a vállalkozást bünteti meg. A biztosítás erre jó: ha a könyvelőnek van ilyen, abból ki tudja fizetni az így okozott kárt.
Jó tudni, hogy mi minden nem tartozik a könyvelő feladatihoz: nem kell ellenőriznie a kapott számlák valóságtartalmát, nem kötelezhető a hozzájuk kapcsolódó szerződések, teljesítési igazolások elkészítésére, a banki utalások határidőre történő teljesítésére, a házipénztár kezelésére. Továbbá nem kell tartania a kapcsolatot a vállalkozás partnereivel, nem kell szerződést kötnie új partnerrel.
Nem kötelezhető lezárt üzleti év iratainak tárolására és őrzésére, vagy netán a korábbi könyvelő által elkövetett hibák javítására. Ha ezzel is szeretnénk megbízni, azt külön rögzítsük a szerződésben.
4. Bízni tudj benne, és tartson titkot
Az, hogy emberileg szimpatikus-e a könyvelőnk, fontosabb, mint gondolnánk. A könyvelőt hosszú-hosszú évekre választjuk, belelát az egész életünkbe, így nem mindegy, hogy mennyire találjuk meg vele a közös hangot, és hogy mennyire tartja be a rögzített titoktartási kötelezettségét.
Csak a kialakult bizalom és szimpátia esetén lesz sikeres a közös munka. Kössük ki, hogy a titoktartási kötelezettség ne csak az iratok elévülési idejéig tartson, hanem jóval azután is. Jó, ha a könyvelő rendelkezik weboldallal, rendszeresen blogol a témában, küld hírlevelet is, mert így a piacunkat érintő változásokról is hamar értesülhetünk.
5. A hatóságok előtt is képes legyen képviselni minket
Válasszunk úgy könyvelőt, hogy képviseljen minket a hatóságok előtt is. Ez nekünk is jó, hisz nem kell egyedül szembenéznünk velük, de a könyvelőnk is időt spórol: képes rögtön megválaszolni a felmerülő kérdéseket, szakszerűen képviseli az érdekeinket, ráadásul a segítségével a nem megfelelő válaszokból adódó további vizsgálatokat is elkerülhetjük.
6. Legyen csapatjátékos
Mindenki álma egy olyan könyvelőiroda, ahol képesek teljes számviteli szolgáltatást nyújtani. Vagyis külön van választva a bér- és munkaügyi feladatok köre, az adatrögzítés és könyvelés, illetve az adótanácsadás.
A részlegek együttműködnek az ügyfél teljes kiszolgálása érdekében, és mindent az a szakember lát el, aki a hozzá illő szakértelemmel és képzettséggel van felvértezve. Így már az is esélyes, hogy a cég vállalja majd egyéb szolgáltatások elvégzését is (új cég alapítása, szabályzatok, esetleg hitelkérelem készítése, vagy pályázati folyamatokban való segítség).
7. Legyen átlátható
Online szoftverek segítségével az ügyfél betekinthet a könyvelési adatokba, figyelemmel kísérheti például az áfa alakulását is. Előnye, hogy a könyvelési dokumentumokat nem kell mozgatni, és számlázást is lehetővé tesznek, így a számlázó program helyére is léphetnek.
Ha nem áll rendelkezésre hasonló rendszer, bizonyos gyakorisággal (havonta, negyedévente) akkor is elvárható szóbeli, vagy írásos tájékoztatás a könyvelőnktől.
8. Reális összegeket kérjen
A legjobb, ha a következők alapján számítódik ki a havi könyvelési díj: bizonylatszám, könyvelési tételszám, értékben kifejezett forgalom, dolgozói létszám és az egyéb igénybe vett szolgáltatások tételes adatai.
Bár az ár rendkívül fontos tényező, de sok esetben, főleg több millió forintos, a könyvelő által elkövetett károkozás esetén olcsó húsnak híg a leve, ezért ne ez legyen az elsődleges szempont. Mindkét félnek jobb, ha a könyvelési díj változó, az elvégzett munkával és a kockázatvállalással arányos.
Ha pedig hasznos volt a poszt, oszd meg másokkal is – nyomj egy lájkot!
