A Számlaközpont új fejlesztésével, a DNT rendszerrel munkatársi közbelépés nélkül értelmezi, hitelesíti és teszi kereshetővé számláit egy hazai startup, mindehhez csak a papír alapú nyomtatott bizonylatok szkennelése szükséges.
A rendszer célja az, hogy megkönnyítse a vállalatok életét: hazánkban eddig még csak a vállalatok negyede foglalkozott az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek használatával, és azért csak ennyi hányad, mert az eddigi technikák időigényesek voltak, és drága manuális munkát is igényeltek.
Pedig a papír alapú iratkezelés módszere az elektronikus megoldás 15-szörösébe is kerülhet a cégeknek.
A cégek számára mindig lényeges volt minél jobban visszafogni a költségeket: a válság időszaka után ezt főleg a belső folyamatok hatékonyabbá tételével igyekeznek elérni. Ennek egyik módja a digitalizálás, a maga kényelmi tulajdonságaival, melyek között ott szerepel a könnyebb, és gyorsabb keresés.
A cégek működése is összetettebbé vált, ezért a vezetők törekednek a jobb átláthatóságra. Ma a vállalatok napi életének részeit képezik a mobilitás és az adatok folyamatos elérése iránti igényt kielégítő felhő alapú szolgáltatások.
A fenti szép kép ellenére a munkatársak átlagosan 51 percet, azaz dokumentumonként 7 percig keresgetnek naponta iratokat (a Canon felmérése szerint), és az iratok tárolására szolgáló szekrények az irodák 15 százalékát foglalják el.
Költségoldalról nézve, a Számlaközpont Zrt. adatai alapján a papíralapon folyó iratkezelés az elektronikus megoldású változat csaknem 15-szörösébe kerül.
Az elektronikus számlakezelés privilégiumai
A Számlaközpont rendszerének előnyei:
- A teljes bejövő (és kimenő) számlaállomány elérhető elektronikusan.
- A számítógép mappa és fájlrendszerhez hasonlóan ezek az adatok szintén kereshetők, kategorizálhatóak, és áttekinthetőek.
- A számlákat bármely számítógépen dolgozva megtaláljuk, még akkor is, ha épp a cég megbízott könyvelője dolgozik rajta.
A papír alapú iratkezelés esetében az irattárazásnak nincs megtakarítása, egy irat megtalálása/visszahelyezése összesen hat hetet vesz igénybe évente, sokszorosítani fénymásolással lehet, és magas a működési költség.
Ezzel szemben az elektronikus iratkezelés (DMS) irattárazási költsége a hagyományos módszer töredéke, egy iratot megtalálni és visszahelyezni 30 másodpercünkbe kerül, nincs iratvesztés, jogosultságnak megfelelően a számla korlátlanul másolható, és egységnyi működési költséget mutat fel.
A startup DNT nevű rendszere már csak azért is különleges, mert míg más szoftverek igénylik a drága és időrabló adatbevitelt, gépelést, archiválást, addig náluk erre semmi szükség.
“Nem kell sem informatikusra, sem a szkenneren túl eszköz- vagy informatikai fejlesztésre költeni. Ezek a gépeléssel együtt mind kiválthatók a mi rendszerünkkel. Ha hiba csúszna az adatfeldolgozásba, tőlünk segítséget kap az ügyfél.”– ismertette a rendszert Szőnyi György vezérigazgató.
A folyamat
- Az információt beszkennelésre kerül.
- A szkennelt információt a szoftver a karakterek felismerésének és a szöveg értelmezésének (kulcsszavas kereséssel és adatbányászati módszerekkel) útján feldolgozza.
- Az így frissített adat visszajut az ügyfélhez.
- Az ügyfél eljuttathatja könyvelőprogramhoz, iktatórendszerhez vagy nagyobb cég esetén vállalatirányítási rendszerhez (ERP).
A DNT szoftver nemcsak felismeri, hanem értelmezi is képes a beolvasott szöveget.
A program például a „vevő” szó felismerése esetén tudja, hogy a szó utáni információnak a vevő nevének kell lennie. Így biztosítva van ennek a tételnek – vagyis a vevő nevének – a kereshetősége, rendszerezhetősége.
További szolgáltatásuk az archiválás: a Számlaközpont, (ha van rá igény) a hazai jogszabályokhoz igazodva oly módon tárolja az egyes dokumentumokat, hogy annak papíralapú eredetijét akár megsemmisíthetővé is teszi.
Ezt egy felhőalapú tároló rendszer biztosításával érik el, vagyis az ügyfeleknek nem kell külön programmal foglalkozniuk.
Már a küszöbön áll a külföldi siker
A cég az amerikai és a német piac meghódítására törekszik, és jelenleg a rendszert Magyarországon tesztelik. Ebben az évben legalább tíz vállalatirányítási rendszerrel kötik majd össze a DNT-t, már áprilistól kínálják ügyfeleiknek ezt a modult.
A program akármilyen ismert rendszerhez, vagy a cégek saját fejlesztésű ERP-rendszeréhez is tud csatlakozni. A termék már megjelent a márciusi hannoveri CeBIT szakkiállításon, ahol lengyel, belga és amerikai cégek jelezték, hogy be szeretnék integrálni saját rendszerükbe a DNT-t.
Amerikában egy szeptemberi New York-i szakkiállításon kívánnak bemutatkozni, és ezt követően már külföldi értékesítést is lehetségesnek látnak (további ERP-rendszerekbe való beépítést).
A rendszert tovább szeretnék fejleszteni azért, hogy alkalmasak legyenek bármely dokumentum feldolgozására és értelmezésére.
